یکی دیگر از افراد مرتبط با ژورنال علمی، نویسندگان هستند. ژورنال علمی باید ارتباط خوبی با نویسندگان برقرار کرده و دستورالعمل های دقیقی برای نگارش و ارسال پیش نویس مقالات در اختیار آن ها قرار دهد. ارتباط با نویسندگان می بایست صادقانه، حرفه ای و در کمال ادب باشد. شایسته است که سردبیر و گروه ویراستاری برخوردی حرفه ای با نویسندگان داشته و مطمئن باشند که استاندارد های اخلاقی به میزان بالایی رعایت شود و هیچ گونه اطلاعات محرمانه ای فاش نگردد.
همچنین از نویسندگان انتظار می رود که در ارتباط با ژورنال علمی حرفه ای رفتار نمایند و در نگارش علمی مقاله تعارض منافع را رعایت کنند. برای سردبیر، کسب اطلاع از نظر نویسندگان در مورد ژورنال علمی باید اهمیت فراوانی داشته باشد و ارتباط مداوم بین نویسندگان و ژورنال علمی حفظ شود. در هنگام تعارض منافع، معاون و کمک سردبیر باید حس مسئولیت پذیری بالایی داشته باشند و تا حد امکان مشکل را حل کنند و نویسندگان مطمئن باشند که این مشکل در تصمیم نهایی در مورد مقاله تأثیری نخواهد داشت.
بنابراین ارتباط با نویسندگان باید دقیق، صادقانه، محترمانه، حاوی جزئیات و با رعایت همه قوانین حرفه ای باشد. هنگامی که نویسنده ای پیش نویس مقاله را برای ژورنال علمی ارسال می کند، لازم است که این حق را به ژورنال بدهند که مقاله را پس از داوری و اصلاحات لازم منتشر کند. بسیاری از ژورنال ها از نویسندگان می خواهند که برگه کپی رایت را امضا کنند و مجله را به صورت رسمی مالک مقاله بدانند و به مجله این حق را بدهند که مقاله را منتشر کند. اگر نویسندگان برگه کپی رایت را خطاب به مجله امضا کردند؛ دیگر این حق را نخواهند داشت که مقاله را منتشر کنند، مگر اینکه از مجله مجوز آن را بگیرند. البته برخی از ژورنال های علمی به نویسندگان اجازه می دهند که از مقاله برای اهداف غیر تجاری استفاده کنند. یک روش جایگزین برای ثبت و امضای کپی رایت، دادن جواز یا پروانه انتشار در مواردی است که نویسنده به ژورنال علمی حق خاصی را در مورد انتشار مقاله می دهد و نویسندگان می توانند از مقاله در جهت اهداف آموزشی استفاده کنند. همچنین یکی دیگر از حقوقی که نویسندگان به مجله می دهند، این است که مجله حق داشته باشد تغییراتی را در مقاله (البته با هماهنگی آن ها) ایجاد کند.
مالکیت کپی رایت
زمانیکه نویسنده پیش نویس مقاله را برای ژورنال علمی ارسال می کند، لازم است که به صورت مجزا حق انتشار مقاله را هم به ژورنال اعطا نماید و صرفا ارسال پیش نویس برای یک ژورنال به معنای اعطای این حق نمی باشد. بسیاری از ژورنال های علمی از نویسندگان می خواهند که برگه مالکیت کپی رایت و اعطای این مالکیت به ژورنال علمی را امضا کنند و از آن پس ژورنال، صاحب مقاله بوده و اجازه نشر مقاله را دارد و نویسندگان حقی جهت کپی و انتشار مقاله ندارند؛ مگر اینکه اجازه مخصوص از ژورنال علمی داشته باشند.
روش دیگر امضای کپی رایت، «پروانه انتشار» است که در این روش نویسندگان حق انحصاری برای انتشار مقاله را به ژورنال علمی واگذار نموده، اما مالکیت مقاله با خود ایشان است و می توانند برای اهداف آموزشی از مقاله استفاده کنند.
نکته مهمی که باید به آن توجه شود این است که اگر چه نویسندگان کپی رایت مقاله را به ژورنال علمی واگذار می کنند، اما حقوق اخلاقی آن ها در مقاله باید حفظ شود و هیچ تغییری در متن یا محتوای مقاله بدون اجازه و هماهنگی ایشان انجام نگردد.
مهم است که بدانیم در برخی موارد نویسندگان نمی توانند کپی رایت مقاله را به ژورنال علمی واگذار کنند (مثلا سازمان بهداشت جهانی و برخی مؤسسات دیگر مالکیت کپی رایت مقاله را واگذار نمی نمایند). بنابراین حتی اگر طبق دستورالعمل ژورنال علمی امضای برگه کپی رایت توسط نویسندگان اجباری باشد، لازم است سیستم جایگزینی (پروانه انتشار) برای نویسندگانی که اجازه ندارند مالکیت کپی رایت مقاله را به ژورنال علمی اعطا کند، وجود داشته باشد.
راهنمای ارسال پیش نویس مقالات
راهنماهای دقیق و شفافی برای ارسال پیش نویس مقاله به ژورنال علمی باید وجود داشته باشد که می تواند شامل اطلاعاتی درباره دستورالعمل های ژورنال علمی و چگونگی انطباق با استانداردهای بین المللی از قبیل جداول، تصاویر، حروف اختصاری، واحدهای اندازه گیری، شیوه منبع نویسی و … باشد. چنین راهنماهایی معمولاً در اولین شماره نسخه چاپی هر سال منتشر شده و می بایست در وبسایت مجله هم قابل دسترسی باشد.
ژورنال علمی باید اطلاعات به روز شده ای برای نویسندگان داشته باشد که چگونه پیش نویس مقالات را ارسال کنند، فرم ها را چگونه با دقت پر کنند و لازم است که قبل از ارسال مقاله به چه مسائلی توجه نمایند. همچنین اطلاعات دقیقی در مورد اظهارنامه نویسندگی، برگه کپی رایت، اجرای مفاد اخلاق در پژوهش و … در وبسایت ژورنال علمی وجود داشته باشد.
خدمات خوب برای نویسندگان
ژورنال علمی لازم است که خدمات خوب و مفیدی برای نویسندگان فراهم آورد که یکی از مهمترین آن ها فرآیند داوری پیش نویس مقالات است که باید سریع و مؤثر باشد. یکی از مهمترین موارد برای نویسندگان، زمان طولانی از ارسال پیش نویس مقاله تا تصمیم گیری جهت پذیرش یا رد آن می باشد. بنابراین دفتر ژورنال علمی و حوزه سردبیری لازم است نظارت دقیقی داشته باشند که تمامی فرآیندهای ژورنال علمی در حداقل زمان خود اجرا گردد.
حمایت از نویسندگان
برخی از نویسندگان تجربه کافی و کامل برای نگارش مقالات ندارد و یکی از وظایف ژورنال های علمی این است که به این افراد کمک کنند که مقالات بهتری بنویسند. برخی ژورنال ها برای آموزش نگارش علمی به نویسندگان خود، برنامه های ویژه ای دارند؛ مثلا انتشار جزوات آموزشی، برگزاری کلاس های نگارش علمی، اختصاص بخشی از وبسایت مجله جهت آموزش نویسندگان و یا حتی راهنمایی حضوری نویسندگان. شایسته است که نویسندگان بدانند که یافته های مقاله را چگونه بنویسند و چگونه منابع جدید و مفید را جستجو نمایند. نهایتاً انجام این اقدامات منجر می شود که نویسندگان بالقوه برای ژورنال علمی افزایش یابند بطوریکه پیش نویس مقالات آن ها از کیفیت قابل قبولی برخوردار است.
اختلاف و تعارض
متاسفانه ممکن است در بعضی موارد تعارضات جدی بین دفتر ژورنال علمی و نویسندگان به وجود آید بنابراین باید دستورالعمل واضحی در این زمینه در ژورنال علمی وجود داشته باشد. به عنوان مثال پیش بینی گردد که اگر نویسنده ای به سرعت برای ویرایش مقاله پاسخ نداد یا در پیش نویس مقاله پلاژیاریسم وجود داشت و یا نویسنده حوزه سردبیری را مجبور کرد که سریع برای مقاله تصمیم گیری کنند و یا پیش نویس مقاله رد شده را تأیید نمایند و … چگونه می توان با روشی مثبت این تعارض را حل نمود.
