برای مدیریت صحیح و زمان بندی شده فرآیندهای ژورنال علمی، یک سیستم یکپارچه برای پیگیری پیش نویس مقالات از زمان ارسال تا انتشار لازم است. این سیستم می تواند به صورت مؤثری اقدامات ژورنال علمی را مشخص کند. اگر ژورنال از سیستم ارسال اینترنتی پیش نویس مقالات استفاده می کند یا پیش نویس مقالات برای داوران به صورت اینترنتی ارسال می شوند، دقیقا در این بخش در مورد فرآیند تولید محتوا ی علمی صحبت خواهد شد که شامل داوری، بازبینی و رفع اشکالات، ویرایش، صفحه آرایی و تأیید نهایی هستند. گاهی اوقات ممکن است موارد دیگر هم نیاز باشد که فرآیند های پیچیده تری را خواهد طلبید که شامل موارد زیر است:
– جزئیات مربوط به هر مقاله مانند عنوان، نویسندگان، تاریخ ارسال و پذیرش، نوع مقاله (مقاله اصیل، مروری یا…) و رشته تخصصی یا فوق تخصصی که مقاله در مورد آن است.
– مراحل تولید محتوا ی علمی با کیفیت و پیشبرد دقیق مراحل که شامل ویرایش و ارتباط با نویسندگان، صفحه آرایی، تأیید نهایی نویسندگان، چاپ و انتشار نهایی یا ارسال برای بازبینی بوسیله اینترنت می باشد.
جدول زمانی
به منظور اطمینان از انتشار به موقع مقاله، وجود یک زمانبندی دقیق برای هر مرحله لازم است. این موضوع شامل هر یک از قسمت های جزئی این فرآیند می باشد و زمان مورد نظر در بخش های مختلف باید با هم متفاوت باشند. در برخی ژورنال های علمی محتمل است که فقط فرآیندهای مختلفی را از انتخاب موضوع مقالات تا انتها لیست کنند ولی بقیه ژورنال ها، روش های دیگری برای این کار داشته باشند. همچنین باید به صورتی برنامه ریزی شود که نسخه چاپی هر شماره در همان ماه به دست مشترکان برسد و تأخیری در این مورد وجود نداشته باشد. به این منظور که مدیریت ژورنال می بایست تلاش کند که قبل از آغاز ماه جدید، شماره مربوط به آن ماه را منتشر نماید.
اکثر ژورنال های علمی از روش «سیستم تولید محتوا سیال» استفاده می کنند که در این روش هر مقاله در حداقل زمان ممکن باید پذیرش یا رد شود. پس از پذیرش و اعمال تغییرات، پیش نویس مقاله باید برای تأیید نهایی برای نویسندگان ارسال شود. هنگامیکه ارسال انجام شد باید حتما مشخص شود که این مقاله در دست چاپ است. در نتیجه نویسندگان باید مطابق برنامه زمان بندی شده صبر کنند تا مقاله آنها منتشر شود.
روش تولید محتوا ی دیگری نیز وجود دارد که با عنوان «سیستم گروهی» معروف است. در این روش برای هر مقاله که برای چاپ پذیرفته شده، زمان منحصر به فرد و خاصی در نظر گرفته می شود که پیش نویس مقالات در آن زمان می بایست توسط نویسندگان تأیید شده، اصلاح و ویراستاری در آن انجام گردیده و برای چاپ ارسال گردد. اگر چه سیستم گروهی به نظر می رسد که خیلی ساده تر باشد، اما کارایی بالایی ندارد و عملاً تأخیر زیادی به وجود خواهد آورد. دلایل این تأخیر به شرح زیر است:
– چنانچه نویسنده ای در فرستادن تأیید نهایی برای ژورنال علمی تأخیر داشته باشد، موجب تأخیر در چاپ آن شماره مجله خواهد شد.
– اگر تغییرات اعمال شده در پیش نویس مقاله شامل صفحه آرایی و شماره گذاری صفحات هم بشود (به این دلیل که ممکن است موجب کوتاه تر یا طولانی تر شدن مقاله گرد)، باید صفحه آرایی در تمامی مقالات آن شماره ژورنال علمی تغییر یابد.
– اگر تغییرات اعمال شده نویسندگان در متن پیش نویس مقاله خیلی زیاد باشد می تواند موجب شود که قسمتی از صفحه سفید بماند یا در صفحه آرایی مشکلات دیگری شامل افزایش متن ایجاد شود.
بنابراین باتوجه به موضوعات فوق، روش سیال به نظر مفیدتر می رسد.
ویرایش
مقالاتی که به صورت داوری همتایان و یا داوری داخلی (توسط دفتر ژورنال علمی) اشکالات متدولوژیک آن ها رفع شده باشد، بدون انجام هیچگونه تغییراتی منتشر نمی شوند. این گونه مقالات باید در چند مرحله ویرایش شده و مشکلات ویرایشی و ادبی آنها برطرف گردیده یا به حداقل ممکن کاهش یابند. بنابراین در مراحل مختلفی از فرآیند مدیریت مقالات در ژورنال علمی، ویرایش نیاز است.
ویرایش مقالات و اینکه چه کسی آن را انجام دهد به منابع مالی ژورنال بستگی دارد. تعدادی از ژورنال های علمی با منابع مالی محدود اغلب از یک ویراستار یا افرادی از هیأت تحریریه خواهش می کنند که ویرایش را انجام دهند. درنتیجه باعث می شود که حجم کاری ایشان بسیار بیشتر شود و یا اینکه ممکن است مهارت های لازم در ویرایش یک متن و برطرف کردن مشکلات آن بر اساس روش ژورنال علمی را نداشته باشند. در این روش بعید نیست که حتی خطاها و اشکالات واضحی وجود داشته باشد. بعضی از ژورنال ها نیز بر اساس طرح برون سپاری خدمات نشر، این کار را به موسسات پژوهشی واگذار می کنند. پس از پذیرش مقاله، ویرایش آن می تواند به سه نوع مختلف تقسیم شود که افراد مختلفی آن را برعهده می گیرند.
ویرایش ساختاری
در این نوع ویرایش، مقاله از نظر کامل بودن چک می شود. به عنوان مثال آیا همه صفحات مقاله هست، اسامی نویسندگان و وابستگی علمی آنها به صورت کامل ذکر شده و آیا جداول و شکل ها به صورت بی نقص وجود دارند که این نوع ویرایش می تواند توسط یک کارمند یا منشی و بر اساس یک چک لیست انجام شود.
ویرایش نسخه نهایی
در این ویرایش، مقاله از نظر قواعد دستوری، املایی و مناسب بودن جداول و اشکال برای انتشار، رفرنس ها و متناسب بودن بر اساس دستور العمل ژورنال علمی بررسی می شود. این روش همچنین ممکن است شامل صفحه آرایی نسخه نهایی هم باشد. این نوع ویرایش به افرادی نیاز دارد که از نظر ادبی و زبانی قوی بوده و آشنایی دقیقی با دستور العمل ژورنال علمی داشته باشند . البته ویرایش نسخه نهایی می تواند شامل ویرایش ساختاری هم بشود .
ویرایش فنی
در این نوع ویرایش، مقاله به میزان زیادی از نظر اصول نگارش علمی، تیزبینی و دقت نویسندگان در توجه به جزئیات و یکپارچگی مفهوم مقاله بررسی می شود. ممکن است که نتیجه این بررسی ها به نویسندگان هم اطلاع داده شده و پیشنهادهایی برای رفع برخی اشکالات به نویسندگان داده شود تا مقاله محتوای با کیفیت تری کسب کند. ویراستار فنی همچنین قادر است ویرایش نسخه نهایی و ویرایش ساختاری را انجام دهد.