برای جلوگیری از مشکل از دست رفتن داده ها، راهکارهایی پیشنهاد می شود که در ادامه به آن ها اشاره می شود:
1. تحقیق خود را با در نظر داشتن اهداف تحقیق طراحی کنید
اولین گام برای جلوگیری از مشکل از دست رفتن داده ها اینست که مطمئن شوید داده هایی را جمع آوری کرده اید که ضروری بوده و برای دستیابی به اهداف ضروری هستند. این کار می تواند از بار غیرضروری بر شرکت کننده و کارکنان تحقیق برای جمع آوری اطلاعات غیر ضروری بکاهد. اگر این ارزیابی ها برای دست یابی به نتایج معتبر کافی باشند و اهداف تحقیق با موفقیت برآورده شود، انجام ارزیابی های اضافه معقولانه نیست. به علاوه، این کار می تواند به بهره برداری موثر از منابع (زمان، پول و کارکنان) منجر شده و کیفیت داده های جمع اوری شده را بهبود دهد.
2. گروه شرکت کننده مناسبی را مورد هدف قرار دهید
دومین گام برای جلوگیری از مشکل از دست رفتن داده ها اینست که دوره زمانی و معیارهای ورود و خروج به تحقیق را قبل از ثبت نام شرکت کننده ها ارزیابی کنید. اگر هدف تحقیق شما ارزیابی نتایج یک درمان یا درمان دارویی برای شش ماه است، به این معنا است که باید شرکت کننده هایی را که تمایل ندارند برای مدت گفته شده همکاری داشته باشند از تحقیق خارج کنید.
3. پروتکل های جمع آوری داده های خود را طوری تعیین کنید که به سادگی و راحتی قابل اجرا باشند
از کلمات ساده استفاده کنید و و سوالات را کوتاه نگه داشته و فقط به نکته اصلی اشاره نمایید. سعی کنید طفره نروید. برای نمونه به جای اینکه بپرسید “آیا مرتبا ورزش می کنید؟” می توانید بگویید “به طور میانگین چند روز در هفته ورزش می کنید؟” در این صورت پاسخ های دقیق تری بدست می آورید.
4. نسبت به روش های مختلف جمع آوری داده انعطاف پذیر باشید
امکان استفاده از روش های مختلف ارزیابی را فراهم کنید. برای نمونه اگر شرکت کننده های تحقیق دوست ندارند به محل تحقیق (کلینیک یا آزمایشگاه تحقیق) بیایند روش های جایگزینی برای ارزیابی مانند پرسشنامه، مصاحبه تلفنی، مصاحبه های تصویری استفاده نمایید.
5. مستند سازی
یکی دیگر از اقدامات ضروری برای جلوگیری از مشکل از دست رفتن داده ها اینست که قبل از شروع تحقیق پروتکلی مفصل تنظیم کنید که شامل روش هایی برای پایش شرکت کننده ها، روش های جمع آوری، مستند سازی و ثبت داده ها شود. این کار به تعیین همه فاکتورهایی که می تواند به از بین رفتن اطلاعات حیاتی منجر شود می نماید. فاکتورها را با دقت ارزیابی کنید به طوری که بتواند اصلاحات مناسب را در صورت از بین رفتن داده ها انجام دهد. به علاوه، داده های خود را توسط یک ناظر یا کمیته کنترل داده بازبینی کنید. این کمیته یا ناظر به صورت روشمند و دقیق پروپوزال تحقیق شما را موشکافی می کند. ورودی های این کمیته برای به حداقل رساندن احتمال از بین رفتن داده ها در طول مطالعه، بسیار ارزشمند خواهد بود.
6. ارتباطات
یک جلسه آموزشی برای همه شرکت کننده ها تشکیل دهید و همه جنبه های تحقیق را به صورت خلاصه برایشان شرح دهید. با این کار احتمال کناره گیری شرکت کننده ها در وسط راه کم می شود چرا که آنها از دوره تحقیق با خبر هستند.
7. انجام آزمایشی
قبل از شروع تحقیق اصلی یک بار در مقیاس کوچک به صورت آزمایشی آن را انجام دهید. این کار کمک می کند مشکلات پیش بینی نشده و غیرمترقبه را که ممکن است در طول دوره تحقیق اتفاق بیفتند را شناسایی نمایید. متعاقبا، با در نظر گرفتن این موضوع می توانید محاسبات اندازه نمونه را انجام دهید.
8. تعیین اهداف اصلی
برای از دست رفتن داده ها محدودیتی به منظور سطح قابل قبول تعیین کنید. روند جمع آوری داده را در کنترل داشته باشید تا از برآورده شدن اهداف تعیین شده اطمینان حاصل نمایید.
9. شرکت کننده ها را دنبال کنید
برای تحقیقات بالینی با شرکت کننده ها همکاری کنید و روند کار آنها را پیگیری نمایید تا مطمئن شوید که کل تحقیق را کامل کرده و همه اطلاعات مورد نیاز را فراهم می آورند. در مواردی که برخی شرکت کننده ها قصد دارند از تحقیقات شما کناره گیری کنند، برای تجزیه و تحلیل های بعدی در زمانی که نتایج را تفسیر می کنید دلایل را ثبت کنید.
10. مطمئن شوید منابعی را اختصاص داده اید که به صورت موثر جمع آوری داده را تسهیل می نماید
منابعی همچون تامین هزینه های رفت و آمد برای شرکت کننده ها، جبران زمانی که به شرکت در تحقیق اختصاص می دهند به شیوه مناسب، دادن حقوق به تیم تحقیق، بودجه هایی برای تهیه نمونه ها یا معرف ها و غیره باید عاقلانه تخصیص و توزیع شود. باید بخشی از بودجه نگه داشته شود تا در صورت رخدادهای پیش بینی نشده از آن استفاده گردد.
به طور خلاصه، طراحی تمهیدات محتاطانه یکی از بهترین راه ها برای در کنترل داشتن مشکل از دست رفتن داده ها است. اگرچه مشکل از دست رفتن داده ها به صورت کامل اجتناب ناپذیر است اما احتمال اتفاق افتادن آن را می توان تا حد زیادی به حداقل رساند.