بعد از اینکه مقالات داوری، بازبینی، ویرایش، صفحه آرایی و تأیید نهایی شدند برای انتشار آماده می باشند. تعدادی از ژورنال های علمی فقط به صورت اینترنتی منتشر می شوند، برخی دیگر هم انتشار چاپی و هم اینترنتی دارند. چنانچه ژورنال علمی فقط به صورت اینترنتی منتشر شود بسیاری از فرآیند های مدیریت، دقیقا مانند ژورنال های چاپی است. به این منظور که مقاله باید در چندین نوبت ویرایش شده و نویسندگان چک پرینت نهایی را بررسی نمایند. اما اقدامات دیگر مانند قرارداد با چاپخانه و فرآیندهای شماره های چاپی وجود ندارد.
برخی ژورنال های علمی انتشار مقالات را به صورت مقاله به مقاله انجام می دهند یعنی منتظر نمی مانند تا تعداد مقالات یک شماره تکمیل شوند تا آنها را به صورت یک جا منتشر کنند، به همین دلیل فرآیند تولید مقالات بسیار ساده تر است.
در انتشار ژورنال به صورت چاپی و اینترنتی، این قابلیت برای ژورنال ایجاد می شود تا فایل های مناسب برای انتشار آنلاین به صورت کامل در وب سایت بارگذاری شود. مسئول سایت باید یقین حاصل کند که این محتوا دقیقا به همان دقت ژورنال چاپی به دست خوانندگان خواهد رسید.
اگر مقالات با فایل های PDF به صورت آنلاین منتشر می شود لازم است که در صفحه مربوط به هر شماره ژورنال علمی فهرستی طراحی شود که شامل عنوان مقاله، چکیده و متن کامل مقاله با فرمت PDF باشد. لازم به ذکر است که فرمت PDF که برای انتشار آنلاین استفاده می شود با آنچه که برای چاپ ارسال گردیده متفاوت است (یعنی فایل هایی با حجم کم تر که به آسانی و سرعت بیشتری بار گذاری می شوند). زمانی که فایل های PDF را برای نسخه چاپی استفاده می کنند عموما آن فایل ها حجم بالایی خواهند داشت در نتیجه برای انتشار آنلاین مناسب نیستند.
موضوع مهم دیگر، مبحث هاست برای ژورنال علمی است. نیاز است مسئول وبسایتی برای ژورنال علمی استخدام گردد که از مهارت و تخصص کامل در طراحی های نرم افزاری برخوردار باشد و ارتباط خوبی با شرکت اینترنتی هاست ژورنال داشته باشد. همچنین مسئول وبسایت باید ظاهر وبسایت را مناسب نماید تا استفاده از آن برای نویسندگان، خوانندگان، داوران و همچنین حوزه سردبیری آسان تر باشد.
برخی از سرویس دهنده های تخصصی وب سایت ژورنال های علمی خدمات با کیفیت بسیار بالایی ارائه می کنند و مجلات می توانند از این خدمات استفاده کنند. در صورتیکه بودجه کافی برای استفاده از این خدمات وجود ندارد می توان از نرم افزار های تحت وب رایگان (سیستم مجله باز) استفاده کرد که خدمات متناسبی را از زمان ارسال پیش نویس مقاله تا زمانی که برای چاپ آماده می شود فراهم می نمایند.
کیفیت محتوای ژورنال علمی
افزایش کیفیت یکی از مهم ترین موضوعات مد نظر در یک ژورنال علمی است که در این مورد مسائل مالی و بودجه نقش بسزایی دارد.
از نظر کیفیت، هر شماره ژورنال علمی باید از شماره قبلی کیفیت محتوای بالاتری داشته باشد و موضوع اساسی در افزایش این کیفیت، بودجه ای است که در دسترس ژورنال می باشد. البته اگرچه بودجه بالا مزیت مطلوبی به شمار می رود، ولی شرط لازم و کافی برای افزایش کیفیت ژورنال نیست. همچنین صرفا داشتن بودجه بالا، دلیلی بر افزایش کیفیت محتوای ژورنال علمی نیست و باید مدیریت صحیحی روی آن وجود داشته باشد.
مسئولین ژورنال علمی، نباید دیدگاه بلند پروازانه ای داشته باشند و باید آگاه باشند ژورنالی که به صورت فصلنامه با مقالات خوب و معتبر منتشر می شود، خیلی بهتر از ژورنال علمی است که ماهانه منتشر گردیده ولی مقالات با کیفیت پایینی در آن وجود دارد. نکته مهم دیگر این است که دوره انتشار یک ژورنال علمی، نباید فدای کیفیت علمی مقالات شود. کیفیت محتوای هر ژورنال علمی با کیفیت مقالاتی که در آن منتشر می شود سنجیده می گردد یعنی توجه به جزئیات در ویرایش، صفحه آرایی حرفه ای، انتشار مطابق برنامه زمان بندی، طراحی خوب و نظارت بر روی چاپ از عوامل مؤثر در ارتقای کیفیت ژورنال علمی هستند.
چنانچه مقالات کیفیت پایینی داشته باشند، هر چه برای ویرایش آن وقت گذاشته شود و صفحه آرایی آن با دقت انجام گردد، وقت تلف کردن است. درصورتیکه اگر موضوع مقاله ای با ارزش باشد ولی از نگارش علمی ضعیفی برخوردار باشد، زمان و انرژی ای که در ژورنال علمی جهت داوری یا مراحل مختلف ویراش آن صرف گردد، حائز اهمیت است. البته باید توجه داشت که بسیاری از پژوهشگران ممکن است مقالات را به زبانی غیر از زبان مادری خود بنویسند که احتمالا در کیفیت مقاله آنها مؤثر خواهد بود. بنابراین پذیرش یا رد یک پیش نویس مقاله باید بر اساس کیفیت علمی یا شرایط علمی مقاله باشد نه بر اساس کیفیت ادبی و زبانی آن.
در کنار موارد فوق، ضروری است تا طراحی ژورنال علمی به خوبی انجام گردیده و به موقع منتشر گردد. دقت و توجه به این ویژگی ها در جذب مخاطب تأثیر بسزایی دارد و مقالات بیشتر و با کیفیت بالاتری به سوی چنین ژورنالی سرازیر می گردد. همچنین شانس نمایه شده چنین ژورنالی در ایندکس های معتبر بین المللی بالاتر می رود. اما اگر مقالات منتشر شده در ژورنال علمی نامنظم و آشفته باشند، این ژورنال مخاطبان خود را از دست داده و کیفیت ژورنال علمی پایین خواهد آمد و به دنبال آن مقالات با کیفیت پایین تری به ژورنال ارسال خواهد شد.
موضوعات مؤثر بر کیفیت ژورنال علمی
بودجه
داشتن بودجه کافی ضمانت می کند که ژورنال علمی بتواند به حیات خود ادامه دهد. هنگامیکه ژورنال شروع به انتشار می کند باید بودجه کافی داشته باشد که این امر بر ادامه حیات ژورنال علمی اثر ویژه ای خواهد داشت. بودجه، تعیین می کند که ژورنال چه خدماتی برای افزایش کیفیت محتوای مقالات می تواند اعمال نماید. بودجه ژورنال در فرآیند های زیر و در جهت افزایش کیفیت ژورنال هزینه می شوند:
– فرآیندهای داوری؛ اگر چه عموما داوری ها به صورت داوطلبانه و رایگان انجام می شوند و به داوران هزینه ای پرداخت نمی گردد، ولی مدیریت فرآیند داوری نیازمند بودجه است.
– ویرایش: می تواند توسط افرادی به صورت داوطلبانه و رایگان انجام شود اما بهتر است افراد و شرکت هایی که در این زمینه تخصص دارند، این کار را انجام دهند.
– طراحی و صفحه آرایی: می تواند به صورت داوطلبانه توسط یکی از کارکنان ژورنال علمی انجام شود اما بهتر است به صورت قراردادی به افراد و شرکت های متخصص در این زمینه (باتوجه به بودجه در دسترس) واگذار شود.
– فرآیند چاپ: نوع و وزن کاغذ، رنگی یا سیاه و سفید بودن، طراحی جلد، رنگی بودن جلد و صحافی.
– دوره انتشار: یعنی به صورت ماهنامه، فصلنامه یا به صورت هر شش ماه یک بار باشد.
– توزیع ژورنال ومدیریت هزینه ها (حسابداری)
کیفیت داوری همتایان
کیفیت داوری همتایان به وسیله داورها و افرادی که این فرآیند را مدیریت می کنند، تعیین می شود. ژورنال می تواند توسط مدیریت کردن آن به صورت صحیح و مؤثر به کیفیت داوری همتایان بیفزاید. انتخاب داوران خوب و حمایت کردن از داوران به این منظور که آنها داوری خوبی را در حداقل زمان ممکن انجام دهند، لازم است.
مثلا ژورنال باید راهنمای شفافی از آنچه مورد انتظار است برای داوران آماده و منتشر کند. ژورنال باید در آرشیو خود تمامی داوری داوران را نگه دارد و بر اساس آن داوران را برای مقالات مختلف انتخاب کند.
انتشار منظم و توزیع ژورنال علمي
ژورنالی که به صورت منظم منتشر نمی شود کیفیت مقالات پایینی هم خواهد داشت. مهم است که خوانندگان و نویسندگان مقاله به عنوان مخاطبان اصلی هر ژورنال، انتظار داشته باشند که ژورنال به صورت دقیق، منظم و به موقع منتشر شود. همچنین این موضوع یکی از پیش شرط های مهم برای ایندکس شدن در نمایه های معتبر نیز می باشد. بنابراین تخمین جدول زمانی انتشار و اهمیت دادن و اجرایی نمودن آن اهمیت بسیاری دارد.
بسیاری از ژورنال های علمی زمان ارسال و زمان پذیرش مقاله را ذکر می کنند تا خوانندگان (نویسندگان بالقوه) آگاه باشند که بررسی مقالات و انتشار آن در مقاله چه مدت زمان طول می کشد.
طراحی
طراحی ژورنال علمی به این دلیل مهم است که ظاهر ژورنال علاوه بر طراحی حرفه ای، باید برای خوانندگان هم جذاب باشد. در طراحی ژورنال نیازی به طراحی پیچیده ای نیست اما باید به خوبی قابل خواندن باشد و در شماره های مختلف ژورنال هم این یکپارچگی حفظ شود.
رنگی بودن یک ژورنال علمی اغلب به عنوان عوامل با کیفیت در نظر گرفته می شود اما حتما برای چاپ ژورنال ضروری نیست، مگر اینکه بعضی از تصاویر و اشکال ژورنال باید رنگی منتشر شود. ولی مهم تر از همه این است که مطالب یک ژورنال علمی به آسانی هر چه بیشتر توسط خوانندگان در نسخه چاپی یا اینترنتی خوانده شوند. در طراحی ژورنال، ظاهر آن نباید در هر شماره تغییرات گسترده ای داشته باشد و باید از ابتدا دستورالعمل دقیقی برای این طراحی وجود داشته باشد. چنانچه سردبیر ژورنال علمی به این نتیجه برسد که می بایست تغییراتی در طراحی ژورنال انجام شود این تغییر نباید مقطعی باشد و باید برای تمامی شماره های بعدی این کار انجام گیرد.
ارتباطات
ارتباطات به موقع و مناسب بین افراد فعال در ژورنال علمی شامل حوزه سردبیری، نویسندگان، چاپخانه و … بسیار مهم است. همچنین حائز اهمیت است که در هر ژورنال علمی برنامه دقيق، مفصل و منظمی وجود داشته باشد تا ارتباطات سریع و زمان بندی شده ای بین افراد مختلف به وجود آورد.
فرآیند ها
فرآیندهای اجرایی و فنی در ژورنال های علمی وجود دارند که باید از طریق آنها، فرآیندهای ارتباطی بین همکاران در ژورنال گسترش پیدا کند. فرآیندهای اجرایی به روش های جاری با محوریت نیروی انسانی گفته می شود که موضوع فرآیند و مدت زمان انجام آن را مشخص می کند. اما فرآیندهای فنی می تواند استفاده از وسایل تکنولوژیک به منظور حداکثر اثرگذاری و کارایی در فرآیند های انجام شده باشد.
فرآیندها در موضوعات زیر می توانند به افزایش کیفیت ژورنال علمی کمک کنند:
– فرآیند ردگیری: این فرآیند به منظور یافتن جریان به موقع، سریع و مناسب از دریافت پیش نویس مقالات تا تصمیم گیری نهایی سردبیر و نهایتا تا انتشار شماره جدید یک ژورنال علمی است و ممکن است شامل تایپ پیشرفت کار در فایل اکسل یا برخی از سیستم های فایلی دیگر باشد. همیشه باید کمک سردبیر یقین داشته باشد که این فرآیند به روز باشد و موجب افزایش کیفیت ژورنال علمی شود.
– فرآیند داوری همتایان: به منظور ارزیابی پیش نویس مقالات ارسال شده به ژورنال است که شامل انتخاب داوران، ارسال دعوت نامه، مشخص شدن تأخیر در ارسال داوری و … است. فرآیندهای فنی می توانند به این بخش کمک نموده و فعالیت داوران را به وسیله یاد آوری های اتوماتیک پایش نمایند و به همکاری اینترنتی با داوران کمک نمایند.
– فرآیند ویرایش: مانند محتوای علمی ژورنال، باید در بالاترین حد استاندارد خود اجرا گردیده و از دستورالعمل ژورنال پیروی نماید.
– فرآیند توزیع: می بایست به صورت هماهنگ و سراسری و به محض انتشار انجام شود و به نحوی باشد که خوانندگان به سرعت بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.