موفقیت یک ژورنال علمی فقط از نظر علمی ارزیابی نمی شود بلکه شامل مدیریت دقیق و صحیح انتشار آن نیز می باشد. مدیریت دقیق پیش نویس مقالات ارسال شده یا رد شده هم برای این موفقیت بسیار ضروری و حیاتی است. اقدامات رایج دفتر ژورنال علمی شامل مدیریت پیش نویس مقالات ارسال شده و سایر مدارک، ذخیره سازی و ارزیابی نامه ها و اطلاعات و پایش ارزیابی این فرآیندها است. روش های اداری برای این فرآیندها می بایست در زمان و مکان مطلوب قرار داشته باشند و توصیه می شود یک منشی تمام وقت برای دفتر ژورنال علمی انتخاب شود تا کارکنان حوزه سردبیری بتوانند بر اقدامات روزمره ژورنال علمی احاطه کامل داشته باشند.
شایسته است که منشی با موضوع ژورنال آشنا بوده و توانایی ارتباط مطلوب با کارکنان حوزه سردبیری را داشته باشد. کارمندان مورد نیاز برای دفتر ژورنال علمی عبارتند از:
– منشی یا کارمند جهت انجام امور هماهنگی مربوطه
– ویراستار فنی
– ویراستار زبانی
– طراح، گرافیست یا صفحه آرا
– تکنسین انتشار
– تکنسین کامپیوتر و اینترنت
انجام دادن امور مربوط به ژورنال علمی نیازمند تهیه وسایل سخت افزاری، نرم افزاری و دیگر وسایلی است که ممکن است به صورت حرفه ای استفاده شوند. چنانچه تمامی این وسایل در دسترس نباشند سردبیر می بایست لیستی از اولویت ها تهیه کند و به مرور آن ها را خریداری نماید. فهرست وسایل بایستی بر اساس مکان ژورنال انتخاب شود مانند میز، صندلی، کامپیوتر، خطوط اینترنت، تلفن، فکس و … .
فرآیندها و اقدامات دفتر ژورنال علمی را می توان به سه گروه تقسیم کرد:
– اقدامات معمول دفتر ژورنال علمی
– پاسخ گویی به مراجعان
– مدیریت پیش نویس مقالات
– پیگیری فرآیند چاپ هر شماره مجله
اگرچه احتمال دارد برخی از فعالیت های مربوط به هر کدام از موارد فوق در خارج از دفتر ژورنال علمی انجام شود ولی نظارت نهایی و کنترل کیفیت می بایست حتما در دفتر ژورنال علمی باشد. بنابراین آماده سازی دستورالعمل دقیق از این فعالیت ها برای دفتر ژورنال مفید خواهد بود و تمامی افراد شاغل در مجله وظایف خود را می شناسند و به سردبیر برای تمرکز بر محتوای علمی کمک خواهند کرد.
پیش نویس مقالات به سه روش مختلف به دفتر ژورنال علمی ارسال می شوند که شامل ارسال نسخه پرینتی، نرم افزار اینترنتی و ایمیل است. امروزه اکثر ژورنال های علمی دو روش آخر را ترجیح می دهند که هم ساده تر است و هم به سرعت انجام فرآیندهای کاری در دفتر مجله می افزاید. سیستم ارسال مقاله اینترنتی (نرم افزار داوری همتایان یا مدیریت پیش نویس مقالات) بسیار مفیدتر است اما هر تصمیمی در مورد به کار بستن چنین سیستمی، بخشی از مدیریت کلان مجله محسوب می شود و باید برای هزینه های آن و افراد متخصص مربوط به آن برنامه ریزی کرد. تعدادی از نرم افزارهای دسترسی آزاد برای این امر در دسترس هستند که استفاده از آن نیازمند افراد باتجربه می باشد.
تهیه نمودار مدیریت فرآیند محتوای ژورنال علمی، کمک شایانی به درک این فرآیند می کند. این نمودار شامل افراد پاسخگو برای هر مرحله می باشد و مراحل مختلف از ارسال پیش نویس مقاله و تایید یا رد نهایی مقاله باید در آن ذکر شوند. شایسته است که گام های ارتباطی بین افراد مختلف شامل ویراستاران، هیأت تحریریه، داوران و … نشان داده شود و همچنین شخص پاسخگو در هر مرحله، مدت زمان اتمام کار برای هر مرحله و زمان ارجاع گزارش کار به حوزه سردبیری باید ذکر گردد.
این فرآیند می تواند به بهترین شکل با یک بانک اطلاعاتی شامل اسامی داوران، شماره تماس و ایمیل آن ها، اسامی ویراستاران و … و با استفاده از نرم افزار مدیریت پیش نویس مقالات به آسانی انجام گردد. در صورت غیاب چنین نرم افزاری، یک برنامه ریزی مبتنی بر کاغذ سازمان دهی شده و سیستم پیگیری می تواند برای یک ژورنال علمی کوچک مفید باشد اما با رشد و توسعه ژورنال علمی، استفاده از بانک اطلاعاتی قابل جست و جو بر اساس رایانه و سیستم های مدیریت نرم افزار ضروری تر خواهد بود.
به منظور ارتباط برقرار کردن موثرتر برای هر مرحله می توان پیش نویس های کاری را آماده کرد که ترجیحا چند منظوره باشند تا بتوانند افراد مختلف در بهترین زمان بهترین گزینه را انتخاب کنند. برخی از پیش نویس های معمول به شرح زیر می باشند:
– سپاس گزاری از ارسال پیش نویس مقالات (متفاوت از مقاله اصلی یا بازنگری شده) که پس از ارسال اولیه پیش نویس، خطاب به نویسندگان فرستاده می شود.
– پرسش در مورد اینکه آیا کسی داوری یک مقاله را قبول می کند یا خیر (خطاب به داوران).
– نامه دستورالعمل شیوه داوری (خطاب به داوران).
– درخواست برای بازنگری مقاله (خطاب به نویسندگان پیش نویس مقاله).
– اعلام تصمیم گرفته شده (رد، تأیید یا تأیید مشروط) در مورد پیش نویس مقالات (خطاب به نویسندگان).
– درخواست برای برخی توضیحات یا اضافه کردن برخی موارد مانند: موارد اضافی، حق مولف یا تأیید سازمان ناظر بر مقاله (خطاب به نویسندگان).
– تشکر از داوران برای داوری مقاله و درخواست شماره حساب جهت واریز مبلغ مورد توافق (خطاب به داوران).
زمان در دفتر ژورنال علمی نقشی بسیار مهم و حیاتی دارد. هر فرد باید برای عبور پیش نویس مقاله از یک مرحله به مرحله بعد پاسخگو باشد و کارکنان حوزه سردبیری باید از فرآیند تغییرات در پیش نویس مقالات و تصمیماتی که برای پیش نویس ها گرفته می شود اطلاع داشته باشند. همچنین دستیار سردبیر باید اطلاعات لازم برای نویسندگان را در یک محدوده زمانی مشخص ارسال نماید. محدودیت دوره های زمانی می بایست در دستورالعمل مربوط به نویسندگان مشخص شود و آن ها باید از دوره زمانی ارتباط با مجله اطلاع داشته باشند. در انتها، فرآیند مدیریت پیش نویس مقاله پذیرش شده وارد فرآیند تولید محتوا خواهد شد.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره خدمات ضامن سلامتی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.