همانطور که در مبحث قبل (فرآیند تولید محتوای علمی) گفتیم، برای مدیریت صحیح و زمان بندی شده فرآیندهای ژورنال علمی، یک سیستم یکپارچه برای پیگیری پیش نویس مقالات از زمان ارسال تا انتشار لازم است که می تواند به صورت مؤثری اقدامات ژورنال علمی را مشخص کند. اگر ژورنال از سیستم ارسال اینترنتی پیش نویس مقالات استفاده می کند یا پیش نویس مقالات برای داوران به صورت اینترنتی ارسال می شوند، سیستمی یکپارچه (برای انجام فرآیند تولید محتوای علمی) مورد نیاز است که شامل داوری، بازبینی و رفع اشکالات، ویرایش، صفحه آرایی و تأیید نهایی هستند.

صفحه آرایی و چک کردن نهایی

 پس از آنکه مقالات ویرایش شدند نیاز است تا صفحه آرایی انجام گردد. در این مرحله است که مقالات به صورت یک ژورنال علمی منتشر می شوند. هنگامیکه صفحه آرایی انجام شد، باید مقالات برای بررسی نهایی به نویسندگان ارسال شود. دلیل ارسال این است که ویراستاران یقین داشته باشند که هیچ تغییر نابجایی در اندازه و نوع قلم به کار گرفته شده در مقالات ایجاد نگردد. در صورت وجود تغییرات نابجا در مقاله، نویسندگان باید آنها را مشخص کنند تا متن نهایی مقاله بدون خطا بوده و مفهوم مد نظر نویسندگان را بدون اشکال بیان نماید.

اما سوال اصلی اینجاست که چه کسی باید پیش نویس مقالات را جمع بندی و ترکیب کند تا به صورت یک شماره از ژورنال علمی در آیند؟ بسته به وسعت ژورنال علمی و وضعیت مالی آن، می توان این کار را در دفتر ژورنال (با توجه به امکانات موجود) انجام داد. همچنین می توان جمع بندی و انتشار مقالات را به موسسات علمی پژوهشی که در زمینه نشر فعالیت می کنند واگذار کرد.

چنانچه ژورنال علمی به صورت اینترنتی و چاپی منتشر می شود، ممکن است دو نوع صفحه آرایی مختلف برای آن نیاز باشد. زمانی که ژورنال علمی مجبور است مقالات را در دو نوع فرمت مختلف منتشر کند، عموما ابتدا صفحه آرایی انتشار چاپی انجام می شود زیرا چالش و مشکلات بیشتری دارد و خصوصا باید برای بررسی نهایی برای نویسندگان ارسال شود. پس از آماده شدن نسخه چاپی ژورنال، مقالات با فرمت HTML هم آماده خواهند شد. نویسندگان عموما نسخه نهایی مقالات را به صورت فایل PDF تأیید می کنند تا از بروز خطا در استفاده از نرم افزارهای ویرایشگر مختلف (تغییر قلم کلمات یا اندازه آنها) جلوگیری شود.

نویسندگان باید نسخه نهایی را از طریق پست الکترونیک برای مجله ارسال کنند و یا از طریق سیستم نرم افزاری مدیریت پیش نویس مقالات آن را بارگذاری نمایند. به عنوان مثال چنانچه نویسندگان نرم افزارهای تصحیح متن مانند Adobe Acrobat را داشته باشند، آن ها به آسانی و به صورت مستقیم می توانند در فایل نهایی PDF حاشیه نویسی کرده و منظورشان را بیان کنند، سپس این فایل را بصورت اینترنتی برای دفتر ژورنال ارسال نمایند. اما متاسفانه بسیاری از نویسندگان فاقد این امکانات نرم افزاری هستند. بنابراین ژورنال علمی نباید از همه نویسندگان انتظار استفاده از یک روش را داشته باشد.

اگر در یک ژورنال علمی سیستم یکپارچه مدیریت اینترنتی وجود داشته باشد، در این نرم افزار، ابزارها با روشهایی پیش بینی شده که نویسندگان را از تغییرات اعمال شده در مقاله شان آگاه می کند. چنانچه در ژورنال علمی چنین سیستم یکپارچه ای وجود نداشته باشد، سردبیر نیازمند سیستم جایگزین دیگری برای آن است که بتواند به صورت مستقیم تغییرات مقاله در ژورنال را به نویسندگان اطلاع دهد. برای این کار مثلا یک منشی دقیق و پیگیر در دفتر ژورنال مورد نیاز است.

همیشه باید در چک پرینت مقاله انتظار بروز تغییراتی را داشت. گاهی ممکن است سؤالاتی توسط ویراستاران در پیش نویس مقاله مطرح شود که نیاز است نویسندگان به آن پاسخ بدهند. همچنین ممکن است اشکالاتی در صفحه آرایی وجود داشته باشد یا ممکن است که نویسنده ای تصمیم بگیرد قسمتی از مقاله را تغییر دهد.

بهترین حالت این است که سردبیر مشخص کند که در چک پرینت نهایی باید حداقل تغییرات صورت گیرد و اگر ویراستارهای خوب و حرفه ای در مجله وجود داشته باشند، چک پرینت نهایی حداقل تغییرات را خواهد داشت. برخی از سردبیران ژورنال های علمی از نویسندگان می خواهند که چک پرینت نهایی را بررسی کنند اما برخی مجلات دیگر هم از نویسندگان و هم از حوزه سردبیری می خواهند که این کار را انجام دهند. همچنین ممکن است از ویراستاران درخواست شود که پرینت نهایی تایید شده توسط نویسندگان را  بررسی کنند و تغییرات ایجاد شده را مشخص نمایند.

گردآوری مقالات شماره جدید

 زمانی که موعد چاپ یک شماره ژورنال علمی نزدیک شد، باید اقدامات زیر انجام گردد:

– مقالات مربوط به هر صفحه مشخص شود.

– سر مقاله ای برای ژورنال علمی نوشته شود که تأکید بیشتری بر روی یکی از موضوعات ذکر شده در مجله داشته باشد.

– انتخاب عناوین اخبار، تبلیغات و شکل هایی برای پر کردن جای خالی انجام شود.

– فهرست شماره جدید (ترتیب قرار گیری مقالات) نوشته شده و جلد طراحی گردد.

این کارها عموما توسط معاون یا کمک سردبیر انجام خواهد شد. صفحه آرایی شماره جدید پس از اینکه انتخاب مقالات برای مجله انجام شد، باید هر چه سریع تر به انجام برسد.

صفحه آرایی و تأیید

در سیستم مدیریت سیال ژورنال علمی، تغییرات بر روی هر مقاله مانند اضافه کردن مطالب جدید شامل تبلیغات یا گرافیک و همچنین دسته بندی تمامی صفحات هر شماره به آسانی انجام خواهد شد. وقتی که صفحه بندی شماره جدید ژورنال علمی به اتمام رسید باید توسط سردبیر تأیید شود. در این مرحله باید مطالب جدید مجدد با دقت خوانده شده، صفحه آرایی و شماره گذاری صفحات هم به دقت بررسی شود. به صورت معمول ویراستاران باید نسخه نهایی ژورنال علمی را ببینند و پس از اجازه آنها ژورنال علمی به چاپخانه فرستاده خواهد شد. در این مرحله از ویراستاران انتظار نمی رود که تصحیحات جدیدی را در متن ژورنال انجام دهند و صورت وجود خطای فاحش باید آن را گزارش نمایند.

چاپ شماره جدید

وقتی که شماره جدید از ژورنال علمی گردآوری و تأیید شد، برای ارسال به چاپخانه و همچنین انتشار اینترنتی آماده است. در این مرحله فایل شماره جدید باید برای چاپخانه و مسئول وبسایت ژورنال علمی نیز ارسال شود.

سردبیر باید توجه کند که به همراه هر فایل کامپیوتری ارسالی به چاپخانه جهت چاپ، یک پرینت هم از تمامی صفحات هر شماره ارسال شود تا در صورت نیاز، کارکنان چاپخانه بتوانند فایل را با پرینت ارسال شده مطابقت بدهند. همچنین باید یک نامه از طرف سردبیر به چاپخانه ارسال شود که شامل عنوان ژورنال علمی، شماره مجله، تعداد صفحات و دستور العمل های ویژه (چه قسمتی در صفحات رنگی باشد)، کیفیت چاپ، تیراژ و زمان مورد انتظار برای اتمام چاپ شماره جدید و ارسال مجلات به دفتر ژورنال علمی باشد.

شایسته است که از چاپخانه درخواست شود که یک نسخه صحافی شده از مجله را برای سردبیر ارسال کند. هدف از این کار این است تا اطمینان حاصل شود که هیچ مشکلی در انتقال فایل های الکترونیکی از دفتر ژورنال علمی به چاپخانه وجود نداشته و دقیقا شماره جدید همان نسخه ای است که کمک سردبیر، تأیید نهایی آن را انجام داده است. زمانی که ژورنال علمی با یک چاپخانه برای مدت طولانی کار می کند و در این مدت مشکل خاصی بین آن ها به وجود نیامده، می توان از این مرحله صرف نظر کرد و بدین ترتیب در وقت و هزینه ها صرفه جویی نمود.

برخی از ژورنال های علمی به نویسندگان چند نسخه از مقاله چاپ شده، یا از شماره جدید چاپ شده ژورنال یا یک جلد ژورنال و مقاله چاپ شده را می دهند که که نویسندگان می توانند از آن استفاده کنند. اما بعضی ژورنال های علمی فقط فایل PDF نسخه نهایی مقاله را (در عوض فایل چاپی) به نویسندگان می دهند. اگر روش ژورنال علمی این است که فایل PDF یا نسخه چاپ شده مقاله را به نویسندگان بدهد همیشه باید پیش بینی نرم افزارها و ابزار لازم برای این کار انجام گردد.