ویراستاری نوعی هنر نویسندگی است، زیرا ویراستار با مهارت خود در نگارش و تسلطی که بر متون و دستور زبان دارد، می تواند هر نوشته ای را مرتب کرده، خطاهای آن را تصحیح و به آن نظم دهد. به بیان دیگر، ویرایش شامل بررسی و بازبینی دقیق یک سند کتبی است.
به شخصی که ویرایش را انجام می دهد، ویراستار می گویند. یک ویراستار با ایجاد تغییرات، حذف و یا اضافه کردن مطابق آیین نگارش و ویراستاری به اصلاح و آماده سازی یک سند با یک موضوع خاص کمک می کند.
هدف از ویراستاری یک متن رفع ایرادات و رسا کردن متن و رفع اشکالات دستوری است.
انواع ویرایش
ویرایش فنی
این نوع از ویرایش بیشتر به ظاهر نوشته می پردازد. یکی از کارهایی که ویراستار در این مرحله انجام می دهد یک دست کردن رسم الخط کلمات است.
اتفاق دیگری که در ویرایش فنی می افتد اصلاح غلط های املایی است. ویراستار در این بخش از ویرایش صحت و درستی کلمه را از نظر املایی می سنجد. یکدست شدن رسم الخط کمک شایانی به خواننده می کند و پیام نویسنده راحت تر منتقل می شود.
علاوه بر این ها ویراستاری فنی شامل کنترل موارد زیر هم می باشد:
پاراگراف بندی:
اینکه چه جملاتی در کنار هم قرار بگیرند و یک پاراگراف را تشکیل دهند. برای ساختن یک بند از متن باید جملاتی که به یک موضوع مربوط هستند و یک مفهوم مشخص را در بر می گیرند پشت سر هم بیایند.
علامت ها و نشانه های نگارشی:
خیلی مهم است که نقطه، ویرگول، علامت تعجب و دیگر نشانه های نگارشی در جای درست قرار بگیرند تا خواندن متن برای خواننده راحت‌تر شده و بداند کجا جمله تمام می شود یا کجا هنوز ادامه دارد. کدام کلمه ها به‌صورت متوالی خوانده می شوند یا نیاز به ویرگول دارند. همین طور حذف نشانه های بیهوده و اضافه که نه تنها کمکی به خواندن متن نمی کنند بلکه موجب اختلال در خواندن هم می شوند، در دسته ویرایش فنی قرار می‌گیرد.
و موارد دیگری مثل بررسی عدد نویسی و فرمول نویسی، ارجاعات، پانوشت ها، نقل قول ها، عنوان فصل ها، اشتباهات تایپی و …
ویرایش زبانی – ساختاری
ویرایش زبانی – ساختاری شاید بخش مهم ویرایش باشد. به‌خصوص این روزها که کاربردهای نادرست و نا به جا (خصوصا در نوشته های فارسی) و ورود ترجمه های نادرست و نو آوری های کاذب بیشتر شده است.
برای این که بتوانیم نوشته های خود را به زبان معیار نزدیک کنیم لازم است که این اشتباهات را بشناسیم و در صدد تصحیح و رفع آن ها برآییم.
ویرایش زبانی- ساختاری به بررسی موضوعات از قبیل حشو، ابهام، تکلف و … می پردازد.
به مواردی که ویرایش زبانی و ساختاری در بر می گیرد می توان نکات دیگری را هم اضافه کرد.
ویراستاری که متن را از نظر زبانی و ساختاری بررسی می کند کاربرد های نا به جا را در نظر می گیرد و تصحیح می کند.
مواردی چون کاربرد نا به جا و حذف نادرست فعل، کاربرد نادرست «را»ی مفعولی، کوتاه کردن جمله های بلند، یکدست بودن متن و تعبیر های نامناسب و …
ویرایش زبانی و ساختاری کمک می‌کند که نوشته ساده و روان شود و ساختار جمله بندی به‌گونه ای باشد که خواننده خسته و کسل نشود.
در کل ویراستار در ویرایش زبانی توجه ویژه ای به بازبینی واژگان دارد. اینکه واژه ها متناسب با متن باشند، به جا و دقیق باشند، قالبی و کلیشه ای و فرسوده نباشند، کوتاه و واضح و ساده و خوش آوا باشند.
ویرایش محتوایی
هر نوشته ای باید از جهات گوناگون بررسی و بازبینی شود.
یکی از انواع ویرایشی که باید روی متن صورت بگیرد ویرایش محتوایی است. اگر نوشته مورد نظر داستان باشد، ویراستار محتوایی باید بداند طرح داستان چیست و چه طور پیش می رود و آیا داستان انسجام کافی دارد؟
یا اگر نوشته ای علمی را ویرایش می کند از چند و چون مباحث آن اطلاع داشته باشد.
برای ویرایش تخصصی اشراف کامل به موضوع لازم است.
چگونه یک متن را ویرایش کنیم؟
1. چند روز از متن فاصله بگیرید.
2. ویراستاری را با دید کلی آغاز کنید.
3. ساختار جملات را بررسی کنید.
4. درستی واژگان و علائم نگارشی را بررسی نمایید.
5. متن را بازخوانی کنید.