فراگیری غیر منتظره کووید-19 محرکی برای انسان ها بود تا از روش های جدیدتری برای اشاعه اطلاعات در میان افراد حرفه ای استفاده کنند. یکی ازاین روش ها تصویب سریع کنفرانس های مجازی است. امروزه پذیرفتن انقلاب فناوری در ایجاد شبکه، هم به عنوان واکنشی به ایپدمی و هم برای بهره بردن از مزایایی که در بلند مدت دارد حیاتی است. صنعت STM نیز از این دگرگونی فناوری محور مجزا نبوده است. کنفرانس های علمی مجازی پلتفرم های شبکه ای جدیدی برای دانشمندان در سرتاسر جهان هستند تا به راحتی از پشت میزهایشان آنها را دنبال کنند.
در این مطلب، در مورد بهترین اقدامات در نشست های مجازی برای بهره بردن محققانی که در این کنفرانس های آنلاین شرکت می کنند صحبت خواهیم کرد.
مزایا حقیقی هستند!
فرصت های بیشتر برای حضور:
با افزایش حضور در کنفرانس های مجازی، محققان می توانند به هر تعداد که می خواهند در کنفرانس ها شرکت کنند درصورتیکه پیش از این همچین چیزی امکانپذیر نبود.
گزینه های ساده تر برای ایجاد شبکه:
بسیاری از کنفرانس ها برای سخنرانان دستور کار و جزئیاتی از قبل تعیین می کنند که حاضران را قادر می سازد با طیف وسیع تری از افراد در تماس باشند.
صرفه جویی در زمان، هزینه و تلاش:
در طول سال ها، حضور در کنفرانس ها همیشه اقدامی پرهزینه و زمان بوده است. با این وجود از طریق کنفرانس های مجازی راحتتر می توان با متخصصان، هیئت مشاوران و حاضران از قسمت های مختلف جهان بدون نگرانی در مورد مسافرت، جا و مکان و دیگر هزینه های جانبی در تماس بود.
افزایش تمرکز:
از آنجایی که لازم نیست دیگر دائما در سراسر جهان در سفر باشید و چرخه خواب خود را بر هم بزنید بنابراین انرژی شما تخلیه نشده و می توانید بر کنفرانس تمرکز کرده و بیشتر به کار خود کمک کنید.
بازخورد سریع:
کنفرانس های آنلاین به شرکت کنندگان این امکان را می دهد که سوالات خود را درست بعد از برگزاری از طریق جلسات مقابله ای به شکل پرسش و پاسخ ارائه دهند.
دوستدار طبیعت:
کنفرانس های مجازی استفاده از بروشورها، جزوه ها، مواد کاغذی و غیره را حذف کرده و در عوض برای دسترسی آسان این منابع را به صورت آنلاین قرار داده است. به علاوه، از آنجایی که دیگر نیازی به سفر نیست انتشار کربن را تا حد زیادی کاهش داده و این کنفرانس ها را حقیقتا دوستدار طبیعیت ساخته است.
آن روی دیگر سکه!
دگرگونی کنفرانس های رو در رو و تبدیل آنها به کنفرانس های مجازی علاوه بر فرصت ها، چالش هایی نیز در پی دارد. محدودیت هایی که با این کنفرانس های مجازی به خاطر حضور از راه دور همراه است غیر قابل اجتناب هستند.
تاخیر در کنفرانس ها:
اغلب دیده شده است که کنفرانس های مجازی دیرتر از زمان اعلام شده آغاز می شوند که علت آن عمدتا به خاطر نقص های فنی از جانب سازمان دهندگان است.
عدم دسترسی به خاطر نرم افزار کنفرانس مجازی خاص:
از آنجایی که کنفرانس های مجازی برای همه حاضران در سرتاسر جهان سازماندهی شده اند بنابراین حضار باید اپلیکیشن های خاصی را برای پیوستن به همایش دانلود کنند. در برخی از مناطق جغرافیایی اجازه برای دانلود و استفاده از برخی از اپلیکیشن های خاص محدود شده است. همین امر به تفاوت های گسترده در تعداد افرادی که ثبت نام می کنند و تعداد واقعی حاضرین منجر می شود.
مرورگرها و یا فایروال های شرکتی ناسازگار:
برخی از سازمان ها فایروال هایی در سیستم های خود دارند که اپلیکیشن های خاصی را بلاک می کنند. همین امر سبب محدود کردن محققان در پیوستن به کنفرانس های مجازی از طریق سیستم های کاری آنها می شود.
نداشتن ابزارهای کنفرانس:
همه محققان تجهیزات شنیداری گران قیمت برای حضور در کنفرانس های مجازی را ندارند. همین امر کیفیت تماس و قابلیت شنیدار را در یک کنفرانس مجازی مختل می کند.
پهنای باند کم اینترنت:
اتصال خوب اینترنت برای اجتناب از نقص های فنی در طول کنفرانس های مجازی مهم است. نه تنها سرعت اینترنت بلکه همچنین سازگاری شبکه، دانلودهای همزمان و دیگر فاکتورها نیز بر کیفیت تماس تاثیر می گذارد.
اختلال در به اشتراک گذاری صفحه نمایش:
به اشتراک گذاشتن صفحه نمایشتان بخشی حیاتی از کنفرانس های مجازی است. دیده شده است که تاخیرهای صفحه نمایش در زمان به اشتراک گذاری در شبکه ها مانع از جریان کنفرانس می شود.
به اشتراک گذاری تصادفی داده های حساس:
احتمال مشخص نمودن غیر عمدی اطلاعات حساس بر روی سیستم شما زمان اتصال به سرورهای مختلف یا در زمان اشتراک گذاری صفحه نمایش وجود دارد. این اشتراک گذاری تصادفی داده های حساس ممکن است برای شما و سازمانتان گران تمام شود و خسارت زیادی به بار بیاورد.
راهکارهای آماده سازی قبل از حضور در کنفرانس مجازی
آشنا شدن با ابزار کنفرانس:
از آنجایی که دنیای کنفرانس های مجازی برای ما تازگی دارد شناخت عملکرد همه ابزارهای کنفرانسی که مورد استفاده قرار می گیرد ممکن است مشکل باشد. بنابراین پیشنهاد می شود قبل از کنفرانس وقت بگذارید و ابزار را بشناسید. ببینید چگونه می توانید به جلسات دسترسی داشته باشید و ورودی و خروجی گیرنده های شنوایی، دوربین، رزولوشن صفحه نمایش و غیره را کنترل کنید.
بر روی تقویم خود نشانه گذاری کنید:
بر روی تقویم خود یادآوری بگذارید. این کار به شما این اجازه را می دهد که برای دیگر کارهای مهم زمان بندی کرده و بر همین اساس برای فعالیت های خود اولویت بندی کنید و به طوری که با زمان جلسات مختلف در طول کنفرانس مغایرت نداشته باشد.
برای زمان کنفرانس مجازی خود بر اساس دستور کار دریافتی برنامه ریزی کنید:
می توانید دستورکار ارائه شده توسط برگزار کننده را در زمان واقعی مشاهده کنید، می توانید تعدادی از آنها را ذخیره و بعدا مشاهده نمایید. زمان خود را بر اساس دستور کار مدیریت کنید تا بهترین بهره را از کنفرانس ببرید.
وقت استراحت برای غذا و خوراکی:
قطعا نمی خواهد که در طول کنفرانس گرسنگی بکشید. در چنین کنفرانس هایی، یک معده خالی جلسات یادگیری را به شدت مختل می کند. بنابراین، برای خوراکی و وقت غذای خود برنامه ریزی کنید تا خود را پر انرژی و فعال در سرتاسر زمان کنفرانس نگه دارید.
رسانه های اجتماعی خود را به روز کنید:
رسانه های اجتماعی خود را به روز کنید تا به دیگران در شبکه تان در مورد کنفرانس مجازی با توجه به جزئیات و دیگر اطلاعات لازم اطلاع رسانی نمایید تا همکاران شما نیز در مورد آن بدانند.
از تجربه کنفرانس مجازی خود بهترین بهره را ببرید:
تنها حضور در کنفرانس شما را به جایی نخواهد رساند. هدف شما برای رسیدن به چنین کنفرانس هایی باید ارتقاء حرفه تان باشد. در اینجا، در مورد چند راهکار که می توانید با حضور در کنفرانس های مجازی بهترین بهره را ببرید بحث شده است.
– یادداشت برداری کنید
اگرچه این کنفرانس یک کنفرانس آنلاین است فکر کنید مثل قدیم به مدرسه رفته اید و در دفترچه یادداشت خود نکته برداری کنید. این امر سبب می شود بتوانید در طول کنفرانس تمرکز خود را حفظ کنید.
– قرار ملاقات ها را تنظیم کنید
با برگزار کننده ها، ارائه دهنده ها و سخنرانان اصلی در کنفرانس در تماس باشید. برای ملاقات با آنها برای توسعه شبکه کاری تان زمان بندی کنید.
– ایجاد شبکه با همکاران
از طریق LinkedIn، ResearchGate، Facebook و غیره با همکارانی که آنها نیز در کنفرانس حضور یافته اند در تماس باشید.
– بازبینی و مشاهده دوباره
جلسات کنفرانس های مجازی عموما در صورت تقاضا چه در طول کنفرانس یا بعد از آن موجود هستند. شما می توانید جلساتی را که تمایل دارید دوباره مشاهده کرده و بازبینی کنید تا بهترین بهره را از تجربه یادگیری خود ببرید.
– تقابلات
در فعالیت های گروه مثل پرسش، آزمون ها، بازی های آنلاین و غیره شرکت کنید تا با بقیه شرکت کنندگان رابطه برقرار کنید.
– پرسش و پاسخ
با پرسیدن سوال در جلسات پرسش و پاسخ که سخنران یا ارائه دهنده کنفرانس میزبان آن است ابهامات خود را برطرف کنید.