در این مقاله، استراتژی‌های ایمیل رسمی خود را به شما نشان می‌دهیم که به من و دانشجویان زیادی کمک کرده است که پاسخ خوبی از اساتید و وقت مصاحبه از تنها تعدادی محدود ایمیل دریافت کنم.
یک ایمیل رسمی برای یک موقعیت تحقیقاتی راهی خیلی کلاسیک برای نشان دادن علاقه واقعی به تحقیقات یک استاد و درخواست فرصتی برای کار با آنها است. یک ایمیل رسمی موفق می‌تواند دری را برای ورود به تجربه ارزشمند تحقیقاتی دست اول، مربیگری، یک موقعیت مالی و حمایت از ویزا توسط استاد را باز کند. همچنین می تواند به شما در ایجاد روابط و شبکه کمک کند.
اما قبل از رفتن به جلو، می‌خواهم لحظه‌ای مکث کنید و فکر کنید: اگر ناخواسته در خانه‌تان را بزنند، چه واکنشی نشان می‌دهید؟ چه چیزی باعث می شود به صدای کسی که در می زند گوش دهید؟ چه چیزی شما را وادار به اقدام می کند؟
ضربه زدن به در خانه شما تنها زمانی به خوبی دریافت می شود که فردی که در می زند از عبارات کلیدی یا رمز عبور صحیح استفاده کند. به همین ترتیب، اساتید اولویت دارند و روزانه ایمیل های متعددی دریافت می کنند، بنابراین ایمیل شما باید برجسته و خاص باشد. در اینجا 4 مرحله برای اطمینان از برجسته بودن ایمیل شما آورده شده است:
مرحله 1: تحقیق درباره استاد
ابتدا باید در مورد کار اساتید از وب سایت دانشکده آنها یا با جستجوی آنها در google scholar یا researchgate اطلاعات کسب کنید. شما باید تعیین کنید که آنها در چه زمینه های تحقیقاتی تخصص دارند و از طریق خواندن چند چکیده کار آنها مرور کنید.
نکته: اگر تجربیات قبلی شما یا کار استاد با هم هماهنگ نیست، به آنها ایمیل ندهید.
به عنوان مثال، اگر پروفسور عمدتاً پروژه‌های تحلیل RNA Seq را انجام می‌دهد که به دانش R نیاز دارند، فقط در صورتی که با R همه کاره هستید باید به آنها ایمیل بزنید.
مرحله 2: پیش نویس عنوان ایمیل را تهیه کنید.
یک موضوع مختصر و جذاب برای تشویق سرپرست آینده شما برای باز کردن ایمیل شما ضروری است. اطمینان حاصل کنید که خط موضوع با پیام مرتبط است. عنوان به این بستگی دارد که آیا برای شروع یک کار پژوهشی درخواست می دهید یا درخواست فرصت تحقیقاتی می کنید. من همیشه عنوان واضح و مشخصی را استفاده می کردم.
در اینجا چند پیشنهاد برای خط موضوع وجود دارد:
- “فرصت تحقیق در مبحث X”
- موضوع X + تحقیق
- “تحقیق در بخش Y”
- “برنامه پست دکتری در مبحث X”
مرحله 3: پیش نویس ایمیل را بنویسید
مهم است که ایمیل شما خلاصه و مفید ومختصر باشد، زیرا احتمال خوانده شدن پیام شما و پاسخ به آن را افزایش می دهد. یک ایمیل رسمی با یک کاور لتر و پیوست رزومه شما متفاوت است. هدف ایمیل رسمی شما برانگیختن کنجکاوی اساتیدتان برای خواندن متن نامه و رزومه شما و گذاشتن یک جلسه/مصاحبه با شماست. بیشتر راهنماها به شما توصیه می کنند که ایمیل را با معرفی خود شروع کنید. به عنوان مثال، “اسم من X است و من فارغ التحصیل رشته Y و غیره هستم.” به نظر من، این یک راه بسیار خسته کننده برای شروع یک ایمیل رسمی هم است.
در عوض این روش را دنبال کنید:
فرمت 1234: 1. درباره استاد 2. پل 3. درباره شما 4.یک Call to action مناسب
1. درباره استاد (1 یا 2 خط)
توضیح دهید که چرا درباره تحقیقاتش به او ایمیل می‌فرستید. ایمیل خود را با قدردانی از کار استاد و بیان آنچه برای شما برجسته است شروع کنید.
این قسمت قلاب ماهیگیری شماست! باید جالب باشد و نشان دهد که شما درباره کار او تحقیق کرده اید.هیچ کس دوست ندارد از کار خود تمجید/تحسین الکی دریافت کند. پس شناخت کار آنها و ستایش آنچه واقعا برجسته است توجه آنها را جلب می کند.
سوالاتی که به شما کمک می کند تا این قسمت را درست انجام بدهید:
نمونه‌هایی از تحقیقاتی که در مورد آنها شما هم کاری انجام داده‌اید بیاورید (مثلاً یک یا دو مقاله از آنها را که خوانده‌اید فهرست کنید و چیز خاصی را ذکر کنید که به نظر شما قانع‌کننده است). با طرح این موضوع که “چرا آنها را به عنوان مناسب برای علایق تحقیقاتی خود انتخاب کردم؟”
2. پل (1 خط)
میتوانید امیدوار باشید که 1 یا 2 خط بالا توجه استاد را جلب کرده. اکنون، باید دقیقاً دلیل ارسال ایمیل به وی را بیان کنید. این را بیشتر به تاخیر نیندازید.یک یا دو خطی بنویسید که نشان دهد کار آنها با تجربیات قبلی، علایق و اهداف آینده شما به عنوان یک محقق مطابقت دارد و مایلید با آنها کار کنید و یا به عنوان دستیار پسادکتری/پژوهشی درخواست دهید.
3. درباره شما (1 یا 2 خط)
بعد از پل، می توانید در مورد تحصیلات خود، تجربیات تحقیقاتی کلیدی گذشته و اهداف آینده بنویسید و باید با کار آنها هماهنگ باشد یا شما را برای پیوستن به آزمایشگاه آنها مناسب می کند. به خاطر داشته باشید که اساتید نیز همیشه به دنبال متقاضیان قوی هستند که بتوانند دستورکار تحقیقاتی خود را به جلو ببرند. بنابراین گرفتن یک نامزد واجد شرایط برای آنها نیز یک موقعیت برد-برد است.
سوالاتی که به شما کمک می کند تا این قسمت را بهتر بنویسید:
- در صورت وجود، چه نوع پیشینه ای دارم که با تحقیق مرتبط باشد؟
- چرا این موضوع برای من مهم است؟
- مشارکت در این نوع تحقیقات چگونه به من کمک می کند تا به اهداف تحصیلی، شغلی و شخصی که ممکن است داشته باشم نزدیکتر شوم؟
- اگر نامه‌ای را نیز پیوست می‌کنید، آنچه را که قبلاً وجود دارد تکرار نکنید. فقط مهم ترین نکات برجسته را در این 1-2 خط خلاصه کنید.
4. CTA (Call-to-Action)
بهترین راه برای نوشتن این بخش این است که از آنها سؤال بپرسید یا درخواست قرار ملاقاتی برای ملاقات با آنها برای بحث بیشتر کنید. بدون CTA، ایمیل شما ممکن است در پوشه “بعد بخوانید” پرتاب شود. به طور خلاصه روزها/زمان هایی را که در دسترس هستید (مانند دوشنبه تا چهارشنبه از ساعت 11 تا 4 و تمام روز جمعه) درج کنید و اطلاعات تماس خود را ارائه دهید.در همین مرحله پرسیدن یک سوال جالب نیز به شما کمک می کند تا پاسخ برای مصاحبه را با احتمال بیشتری دریافت کنید
مرحله 4: افزونه های ایمیل
من همیشه یک امضای ایمیل را در ایمیل های خود قرار می دهم و اکیداً توصیه می کنم این کار را انجام دهید. این یکی دیگر از راه های ظریف برای ایجاد تأثیر است. امضای ایمیل شما باید دارای مدرک تحصیلی، یک دستاورد شخصی مهم (به عنوان مثال Chevening Scholar) و جزئیات تماس باشد. علاوه بر این، اگر یک ایمیل سازمانی از دانشگاه خود دارید، به جای جیمیل یا یاهو از آن استفاده کنید. این امر اعتبار شما و شانس گرفتن وقت ارائه را بیشتر بهبود می بخشد. این به آنها این ایده را می دهد که شما در حال حاضر هم در دانشگاه هستید. از به کار بردن اصطلاحات آقای عزیز/ سلام آقا/ خانم محترم کلمه “آقا” که خیلی کلی است خودداری کنید. همیشه آنها را با یک پسوند “دکتر” + “نام خانوادگی” خطاب قرار دهید.
در نهایت، ضروری است که ایمیل را برای هر گونه اشتباه دستوری یا ساختار جملات دوباره بررسی کنید و از حرفه ای بودن آن اطمینان حاصل کنید تا علاقه مشروع شما را به فرصت تحقیق نشان دهد.
مثالی از یک ایمیل بد: این را ارسال نکنید»
سلام هنریتا
نام من رضا است و من در رشته پزشکی شاخه اپیدمیولوژی هستم. آیا در آزمایشگاه شما فضایی برای دوره پسادکتری وجود دارد؟ اگر چنین است، حقوق آن چقدر است؟
با تشکر،
رضا
نمونه ای از یک ایمیل خوب:
سلام دکتر هاپکینز
امیدوارم حال شما خوب باشد. کار شما در خصوص روش های پیش بینی بروز بیماری ها بسیار جذاب بود. مخصوصا مقاله جدید شما در مجله The Lancet که درباره بار بیماری ها بود. کار شما با تجربیات قبلی من در دوره دکتری در خصوص بار بیماری مسمومیت ها مطابقت دارد و من با شما تماس گرفتم تا برای یک موقعیت تحقیقاتی فوق دکترا در آزمایشگاه خود درخواست دهم.
من مدرک کارشناسی ارشد MPH و HSCR از دانشگاه های ایران و بریتانیا دارم و تجربه ای در تجربه یا کار تحقیقاتی خود به دست آورده ام که قصد من برای توسعه مهارت ها و هدف پژوهشی ام در مرکز شما را تایید می کند.
من رزومه و ریز نمرات خود را نیز پیوست کردم. من از فرصتی که برای صحبت در مورد تحقیقات شما در مورد موضوع مورد علاقه خود سپاسگزارم. لطفاً اگر اطلاعات دیگری وجود دارد که می توانم ارائه دهم، به من اطلاع دهید. من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.
با آرزوی بهترین ها
رضا
امضای ایمیل
جمع بندی
شروع کردن مکاتبه با یک ایمیل رسمی می تواند در چند بار اول دشوار باشد، اما زمانی که آن را یاد می گیرید می تواند بسیار موثر باشد.
اگر بلافاصله پاسخ مثبت دریافت نکردید ناامید نشوید. مثل همه چیز، این هم زمان و تمرین می خواهد. به یاد داشته باشید، تنها چیزی که لازم است یک “بله” است!
